Digitalisierung von A wie Arbeitsplatz bis Z wie Zeiterfassung – WAGNER AG unterstützt educa.ch dabei, fit für die digitale Transformation zu sein

educa.ch will mit innovativen Lösungen die Chancen der digitalen Transformation wahrnehmen. Das Outsourcing der ganzen Hausinformatik ist Teil davon. Während sich WAGNER AG heute um Server, Netzwerk und Clients kümmert, kann sich die Fachagentur für ICT und Bildung voll und ganz ihren Kernkompetenzen widmen.

Das schweizerische Bildungssystem ist auf verschiedenen Ebenen mit den Herausforderungen der Digitalisierung konfrontiert. Es geht nicht nur um die Harmonisierung der Lehrpläne, die Verfügbarkeit und den Zugang zu systemrelevanten Diensten oder die Digitalisierung des Unterrichts bzw. der Schulen, sondern um systemische Veränderungen auf Ebene Schul- und Bildungsverwaltung und Bildungspolitik. Dabei kommt der Fachagentur educa.ch eine zentrale Rolle zu.

Im Auftrag des Bundes und der Kantone nimmt educa.ch zahlreiche wichtige Aufgaben im Bereich der Informationsund Kommunikationstechnologien (ICT) in der Bildung wahr. Dazu gehört die Sicherstellung eines Zugangs zu Online-Diensten, die Vertretung der Interessen von Schulen gegenüber privaten Anbietern (z.B. in Form von Rahmenverträgen), die Expertise zu technischen, juristischen und ethischen Fragen im Zusammenhang mit der Digitalisierung sowie der Dialog zwischen nationalen und internationalen Akteuren.

«Wir brauchen in jedem Fall einen zuverlässigen Partner, der uns den Rücken freihält. Und den haben wir mit WAGNER AG.»

Alan Moran, Leiter IT-Services, educa.ch

Gleichzeitig betreibt die Fachagentur seit vielen Jahren diverse Dienste wie zum Beispiel die digitale Schulbibliothek, educa.Job oder educanet² , eine Lern- und Arbeitsplattform für Schweizer Schulen. Mehrere hunderttausend Lernende, Lehrpersonen sowie Mitglieder von Schulbehörden nutzen solche Dienste zur Unterstützung ihrer täglichen Arbeit.

MITARBEITENDE SIND KRITISCHER ERFOLGSFAKTOR

Auch die Fachagentur mit Sitz in Bern und ihre nicht ganz 24 Mitarbeitenden erleben gerade eine digitale Transformation – ihre eigene.

Gestartet wurde dieser Prozess vor zwei Jahren mit dem Ziel, mehr Transparenz zu schaffen, die Kollaboration zu fördern und die Integration der Arbeitspraktiken voranzutreiben – was unter anderem eine Konsolidierung der eingesetzten Tools beinhaltete. Das Ergebnis ist ein höheres Mass an Offenheit und Austausch von Informationen und Wissen.

Gearbeitet wird orts- und zeitunabhängig, Insellösungen und Medienbrüche wurden minimiert.

Um diese Ziele zu erreichen, waren zahlreiche Veränderungen auf ganz unterschiedlichen Ebenen notwendig. Die wichtigste Rolle kam dabei den Mitarbeitenden zu. «Dank ihnen und ihrer Mitwirkung konnten wir in den letzten paar Jahren viel erreichen. Sie waren ein kritischer Erfolgsfaktor», meint Alan Moran, Leiter IT-Services von educa.ch und Initiant des digitalen Wandels.

Ausserdem braucht es laut Moran eine Portion Mut und Veränderungsbereitschaft: «Eine digitale Transformation ist stückweit immer ein Schritt ins Unbekannte. Es gibt zwar Best Practices, aber die Ausgestaltung ist doch sehr institutionsspezifisch.» Wichtig sei, dass von vornherein klar sei, was und wo man hin wolle.

ERHÖHTE FLEXIBILITÄT UND MOBILITÄT AM ARBEITSPLATZ

educa.ch ist heute einen Schritt weiter. Möglich machen das neue Software wie die Collaboration-Lösung «Confluence» und die agile Projekt- sowie Aufgabenmanagementlösung «Jira» von Atlassian. Dementsprechend werden traditionelle Office-Lösungen (z.B. Word), die noch im Einsatz sind, weniger genutzt als bisher. Nach wie vor häufiger eingesetzte Anwendungen wie Outlook wurden derweil auch mit Plugins in die Atlassian-Anwendungen integriert.

«Dank der Zusammenarbeit mit WAGNER AG haben wir die Freiheit erhalten, uns auf wichtigere Aufgaben als zum Beispiel das Patching fokussieren zu können.»

Alan Moran, Leiter IT-Services, educa.ch

Punkto Client-Hardware setzt man auf Microsoft-Produkte. Jeder Mitarbeitende wurde von educa.ch mit einem Surface Pro samt Stift und Tastatur ausgerüstet. Neben einer höheren Mobilität und damit Flexibilität für die Mitarbeitenden, konnte basierend auf Windows 10 Enterprise, gestaged durch WAGNER AG, gleichzeitig eine vereinheitlichte Arbeitsumgebung geschaffen werden. Sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten ist damit garantiert.

Auch persönliche Geräte (z.B. Smartphones) dürfen und sollen heute genutzt werden, vornehmlich für administrative Zwecke, zum Beispiel für AbaCliK von Abacus. Dabei handelt es sich um eine Lösung für die mobile Spesen-, Arbeitszeit- und Leistungserfassung, die von den Mitarbeitenden neben bestehenden Lösungen auch genutzt werden kann.

HAUSINFORMATIK AUSGELAGERT UND STABILISIERT

Im Backend konnte educa.ch ebenfalls einige Problemstellungen lösen, hat man sich doch für das Auslagern der ganzen Hausinformatik entschieden. Diese Massnahmen konzentrierten sich in erster Linie auf die Server, auf denen Fachapplikationen wie Atlassian und Abacus (inkl. Storage) gehostet wurden, inklusive deren Anbindung an das Internet sowie diverse technische Dienste (z.B. AD, DNS).

Die ganze Backend-Hausinformatik wird heute als Service aus den beiden neuen WAGNER Datacentern in Bern und Zürich bezogen – dies zu einem monatlichen Fixpreis, der entsprechenden Support, Monitoring und weitere Dienstleistungen beinhaltet.

«Eine digitale Transformation ist stückweit immer ein Schritt ins Unbekannte. Unsere Mitarbeitenden waren dabei ein kritischer Erfolgsfaktor.»

Alan Moran, Leiter IT-Services, educa.ch

«Der Betrieb der Hausinformatik beanspruchte intern viele Ressourcen, war aber keine Kernkompetenz. Darum haben wir uns entschieden, diesen Bereich an einen zuverlässigen Provider auszulagern», erklärt Moran. Zudem müsse man nun nicht mehr selber in Zusatzhardware (z.B. Server) investieren. «Damit sind wir nicht nur deutlich agiler geworden, sondern haben auch eine grosse Kostensicherheit erreicht», ergänzt der Leiter IT-Services.

Ein weiteres Ziel des Outsourcings war es, die Stabilität der Hausinformatik zu erhöhen – eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation von educa.ch. «Dieses Ziel haben wir dank der Zusammenarbeit mit WAGNER AG erreicht und gleichzeitig die Freiheit erhalten, uns auf wichtigere Aufgaben als zum Beispiel das Patching zu fokussieren», bilanziert Moran.

Heute beschäftigt educa.ch nur noch zwei Personen, die sich ausschliesslich um IT-Themen kümmern. Ihre Aufgaben bestehen hauptsächlich in der Konzeption, Weiterentwicklung und im Betrieb von externen Diensten sowie in der Erbringung von weiteren Dienstleistungen für Kunden und in der Beteiligung an ICT-Projekten. Weitere Personen sind im Bereich IT Service Management, Support und Service Desk tätig.

DIE DIGITALE TRANSFORMATION GEHT WEITER

Neben den verschiedenen Veränderungen im Bereich IT hat educa.ch am Sitz in Bern auch neue Räumlichkeiten für ein offenes und kollaboratives Arbeiten geschaffen. Wer will, kann und soll nach wie vor an seinem persönlichen Arbeitsplatz arbeiten. Im ganzen Haus verteilt finden die Mitarbeitenden nun aber auch speziell und zweckmässig eingerichtete Räume für Besprechungen und besonders anspruchsvolle Kopfarbeit – selbstverständlich mit entsprechender Möblierung, grossen Monitoren, Whiteboards und allen nötigen Anschlüssen.

Noch hat also jeder Mitarbeitende einen fixen Arbeitsplatz – und das wird im Moment so bleiben. «Ob wir das in Zukunft so beibehalten, entscheiden wir gemeinsam mit dem Team. Wichtig ist, dass sich unsere Mitarbeitenden wohlfühlen und sich voll entfalten können», meint Moran.

«Wir sind nicht nur deutlich agiler geworden, sondern haben auch eine grosse Kostensicherheit erreicht.»

Alan Moran, Leiter IT-Services, educa.ch

Das ist wichtig, weil man in Zukunft noch weitere Kompetenzen ausbauen möchte. Einen besonderen Schwerpunkt legt educa.ch im Moment auf den Bereich Data Analytics. Ziel ist es, in Zukunft noch bessere, datengetriebene Entscheidungen treffen zu können. Man will sich ausserdem in den Bereichen Vertragsmanagement, Governance, Risk and Compliance (GRC) sowie Portfolio Management verstärken, um bessere und wirkungsvollere Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten.

Geplant ist weiter die Ablösung der noch lokalen Telefonanlage durch eine moderne UCC-Lösung. Künftig soll man die Surface-Geräte also auch als Telefon nutzen können.

Die digitale Transformation ist noch nicht abgeschlossen – und das wird sie wohl auch nie sein. Das Schritthalten mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen bleibt für educa.ch unabdingbar. «Es ist mehr ein Prozess als ein Projekt. Und vor allem auch eine Frage der Haltung. Darum bin ich besonders stolz auf unsere Mitarbeitenden, die ein grosses Engagement und eine grosse Offenheit gegenüber Neuem zeigen», so Moran, der den begonnenen Weg konsequent weitergehen will.

Dank der grosszügigen Unterstützung einer Stiftung können diese Veränderungsprozesse auch finanziert werden.

Und wo geht die Reise mit WAGNER AG hin? «Wir befinden uns in einem sehr dynamischen Umfeld und ich kann nicht mit 100-prozentiger Sicherheit sagen, wo wir uns in einem Jahr befinden werden. Was aber klar ist: Wir brauchen in jedem Fall einen zuverlässigen Partner, der uns den Rücken freihält. Und den haben wir mit WAGNER AG.»

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