File Server to SharePoint: Adieu Daten-Chaos, hallo Effizienz und Sicherheit
Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Firmendaten effizient und sicher zwischen traditionellen File Servern und Microsoft Teams bzw. SharePoint zu verwalten? Damit sind Sie nicht allein.
Die Situation ist seit der Einführung von Microsoft Teams in vielen Unternehmen omnipräsent und erzeugt ein komplexes Umfeld, in dem Daten verstreut und schwer zu finden sind. Betroffene kämpfen mit doppelten bis x-fachen Datensätzen, uneinheitlichen Zugriffsrechten und einem Mangel an Übersichtlichkeit, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen, erhöhten Sicherheitsrisiken und einem gesteigerten Wartungsaufwand für IT-Abteilungen führt. In anderen Worten: Sie beeinträchtigen sowohl Ihre Produktivität als auch Ihre Datensicherheit.
Technische, organisatorische und menschliche Faktoren
Die Lösung liegt auf der Hand: Eine Migration Ihrer Daten vom File Server in die Cloud, gehen damit doch nicht zuletzt auch verbesserte Kollaborationsmöglichkeiten einher. Entsprechende Projekte sind jedoch alles andere als trivial und bergen verschiedene Herausforderungen, nicht nur technischer Natur.
• Technische Komplexität: Es müssen grosse Datenmengen sicher und ohne Datenverlust oder -korruption übertragen werden. Die Struktur und die Zugriffsrechte der Daten müssen der neuen Umgebung angepasst werden, eine 1:1-Migration ist in der Regel nicht zielführend. Dies erfordert eine tiefgehende Analyse bestehender Datenstrukturen sowie eine sorgfältige Planung der Migration und neuen Umgebung.
| DRUCKEN AUS DER CLOUD Mit dem fortschreitenden Wandel hin zu vollständig digitalisierten Arbeitsumgebungen gewinnt auch das Cloud Printing zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es um Cloud-basierte Drucklösungen bzw. -infrastrukturen, die traditionelle, lokale Print-Server überflüssig machen und den bisherigen Verwaltungs- und Wartungsaufwand reduzieren. Insbesondere Cloud-Only-Unternehmen bietet sich damit die Möglichkeit, Druckdienste skalierbar, sicherer und kosteneffizienter zu gestalten als bisher, ohne dabei auf bewährte Funktionen wie beispielsweise das Follow-Me-Printing oder eine nahtlose Integration in Microsoft 365 verzichten zu müssen. Sie möchten mehr darüber erfahren? Kommen Sie auf uns zu und vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo der Lösung unseres Partners Printix. |
• Gewohnheiten aufbrechen: Menschen sind Gewohnheitstiere. Viele Mitarbeiter haben jahrelang mit File Servern gearbeitet und sind mit deren Struktur und Funktionsweise vertraut. Der Wechsel zu einem neuen System wie SharePoint erfordert eine Anpassung der Arbeitsgewohnheiten. Diese Umstellung kann Unsicherheit und Widerstand hervorrufen, da der gewohnte Arbeitsablauf verändert wird.
Zusammengefasst: Für eine erfolgreiche Migration und die langfristige Zufriedenheit der Nutzer ist ein ganzheitlicher Ansatz, der technische, organisatorische und menschliche Faktoren berücksichtigt, entscheidend. Es reicht nicht aus, Daten einfach zu übertragen. Mitarbeiter müssen geschult und von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt werden, damit sie die neue Arbeitsweise effizient in ihre tägliche Praxis integrieren können.
Ein praxiserprobtes, bewährtes Vorgehen
Wir haben auf Basis zahlreicher Kundenprojekte ein spezielles Paket bzw. eine End-to-End-Lösung für File-Server-zu-SharePoint-Migrationen entwickelt, die speziell darauf ausgerichtet ist, entsprechende Projekte zu vereinfachen und zu optimieren. Dabei starten wir mit einer umfassenden Analyse des File Servers und des Zielsystems, um die bestehenden Datenstrukturen, Inhalte sowie Zugriffsrechte zu verstehen und eine optimale Konfiguration und Strukturierung in SharePoint zu erreichen. Anschliessend folgt die entsprechende Konfiguration, um eine reibungslose Integration und Nutzung der migrierten Daten zu gewährleisten, bevor dann die eigentliche Migration der Daten zu SharePoint und die Archivierung des File Servers beginnt, inkl. Implementation einer Wiederherstellungsfunktion.
Den Abschluss aller unserer File-Server-zu-SharePoint-Migrationen bildet eine umfassende Unterstützung in der Einführung von SharePoint im Unternehmen, einschliesslich Governance-Richtlinien, der Erstellung von Dokumentationen und Schulungen für Mitarbeiter, um eine nahtlose Adoption und effiziente Nutzung zu gewährleisten (Stichwort User Adoption).
Sind Sie bereit für eine Ablösung Ihres File Servers und eine Reduktion Ihres Datenchaos? Machen Sie den ersten Schritt und kontaktieren Sie uns für eine ausführlichere Präsentation unserer bewährten File-Server-to-Share-Point-Lösung.
