ASK! – IT Betrieb nachhaltig outsourcen & modernisieren
Für ein typisch schweizerisches KMU lohnt sich der Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur kaum mehr. Das hat auch ask! – Beratungsdienste für Ausbildung und Beruf erkannt und sich im Rahmen einer Erneuerung der ganzen Systemlandschaft für ein Outsourcing an die WAGNER AG entschieden.
Unser Arbeitsmarkt befindet sich momentan in einem grossen Wandel. Die Babyboomer gehen in Pension und der Fachkräftemangel spitzt sich zu. Nicht nur in der Informatik, ebenfalls in vielen anderen Branchen wie beispielsweise dem Gesundheitswesen fehlt es an qualifiziertem Personal. Umso wichtiger ist und wird es, junge Talente zu finden und gezielt zu fördern, aber auch erfahrene Mitarbeitende für neue Berufe zu begeistern und ihnen als Quereinsteiger Chancen zu bieten.
Nicht nur für Unternehmen, insbesondere auch für Arbeitnehmende und Jugendliche stellen sich damit einige Fragen und Herausforderungen. Umso besser, wenn es jemanden wie die ask! – Beratungsdienste für Ausbildung und Beruf gibt. ask! informiert, berät und begleitet Menschen im Alter von 14 bis 65 Jahren zu Bildung, Beruf, Arbeit und psychischer Gesundheit. Dies tun die rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Auftrag des Kantons Aargau.
Die Kombination der Berufs-, Studien- und Laufbahnberatung unter einem Dach mit psychologischen Angeboten ist in der Schweiz einmalig. Nicht ganz so einzigartig, aber doch erwähnenswert, ist derweil, dass man diese Dienstleistungen heute nicht nur an den vier Standorten Aarau, Baden, Rheinfelden und Wohlen, sondern ebenfalls online anbietet. Dafür sowie für einen reibungslosen restlichen Betrieb, wurde in den vergangenen Monaten die IT auf Vordermann gebracht.
Outsourcing als einzig sinnvoller Weg
Eine Erneuerung der IT war überfällig bzw. die technischen Schulden Anfang 2022 so gross, dass man handeln musste. Wie Patrick Fries, der seit sechs Jahren als ICT System- und Netzwerk-Techniker bei ask! arbeitet, erklärt, hatten nicht nur die eingesetzten Thin Clients, sondern ebenfalls zahlreiche Server und Software ihr Lebensende erreicht. Das führte unter anderem zu einem erhöhten Wartungsaufwand. Neben einer dringend benötigten Modernisierung der bestehenden Informatik, ging es für Christian Ganglmair, der heute als Mitarbeiter eines externen Dienstleisters in einem Teilzeitpensum die IT von ask! leitet, aber auch darum, die zukünftige Betriebssicherheit der Informatik sicherzustellen. Aufgrund fehlender interner Ressourcen gab es für ihn und Patrick Fries damit eigentlich nur eine Lösung: Ein Outsourcing der gesamten IT-Infrastruktur an einen erfahrenen Spezialisten.
Die Suche nach einem passenden Outsourcing-Partner gestaltete sich zu Beginn nicht so einfach. Von sieben im Frühling 2022 mit einem Lastenheft angeschriebenen Anbietern, wollten drei gar nicht erst offerieren. Dafür kristallisierte sich mit der WAGNER AG, die am Ende das Rennen machte, rasch ein Favorit heraus. «Sie war zwar ein bisschen teurer als die anderen Anbieter, überzeugte uns aber mit ihrem Gesamtpaket», meint Christian Ganglmair, der den IT-Dienstleister und seine Arbeitsweise bereits gut kannte, was ein weiterer Pluspunkt war. Weil auch das Bauchgefühl von Kollege Patrick Fries von Beginn an stimmte, und die WAGNER AG zudem alle weiteren Kriterien, beispielsweise in Bezug auf die IT-Sicherheit, erfüllte, stand einer Zusammenarbeit so nichts im Weg.
Alte Zöpfe abgeschnitten und neu begonnen
Nach dem definitiven Entscheid für das Outsourcing und den neuen IT-Partner ging es direkt ins Projekt, wobei die Erneuerung in drei Teilen erfolgte. In einem ersten wurden zusammen mit der WAGNER AG die bereits angesprochenen, in die Jahre gekommenen Thin Clients inklusive Citrix-Umgebung abgelöst. Heute nutzen alle ask!-Angestellten ein HP-Notebook inklusive Docking-Station, Windows 10, Microsoft 365 und greifen von extern direkt via VPN auf ihre Daten zu.
In einem zweiten Teilprojekt widmete man sich dem Backend und zügelte rund 20 Server sowie eine Firewall und weitere Systeme, beispielsweise für das Backup und die Archivierung, in die Datacenter der WAGNER AG. Effektiv gezügelt wurde allerdings nur wenig, fast die komplette IT-Umgebung wurde neu aufgebaut. Damit einher ging eine Erneuerung des Netzwerks inkl. WLAN sowie eine Bereinigung der ganzen Active Directory (AD), bewegte man sich doch aus einer kompletten On-Prem- in die Cloud-Welt. Parallel wurde in einem dritten Teilprojekt die ganze Software inklusive Kernsystem von ask! auf den neuesten Stand gebracht oder ausgetauscht.
Die grösste Herausforderung stellte für die IT-Mitarbeitenden von ask! die Koordination der verschiedenen Aufgaben dar. «Wir mussten ein bisschen jonglieren», gesteht Christian Ganglmair, auch weil einige Arbeiten zum Teil länger dauerten als ursprünglich angenommen und während dem Projekt Themen auftauchten, die man so nicht auf dem Radar hatte. Am Ende erzielte man allerdings trotzdem eine Punktlandung.
Eine Zusammenarbeit, die funktioniert
Im Herbst 2022 konnte ask! die Infrastrukturerneuerung und das Outsourcing abschliessen. In einem Folgeprojekt wurde Anfang 2023 zusammen mit der WAGNER AG und ihrem Partner NTS Workspace AG schliesslich noch ein neues WAN aufgebaut und neben dem Hauptsitz in Aarau auch eine neue Datenleitung in die weiteren Aussenstandorte gezogen. Dadurch erhofft man sich nicht nur eine höhere Ausfallsicherheit, sondern ebenfalls einen besseren Kundendienst.
Was den Kundendienst und die Zusammenarbeit mit der WAGNER AG ganz generell betrifft, zeigt man sich bei ask! bis jetzt sehr zufrieden. «Ich kann es mir nicht besser vorstellen», meint Patrick Fries. Nicht nur erhalte man bei Fragen immer rasch und direkt einen kompetenten Ansprechpartner, so der IT-Fachmann, sondern sei man bei der WAGNER AG auch sehr hilfsbereit und gehe gerne die Extrameile, um Probleme zu lösen. Und die neue IT-Infrastruktur, die funktioniert ebenfalls.
Durch die Modernisierung und das Outsourcing der IT, haben die IT-Mitarbeitenden von ask! nun nicht nur die Zeit, sondern auch die technischen Möglichkeiten, sich anderen Aufgaben und der weiteren Digitalisierung und Automatisierung der Organisation zu widmen. So wurde auf Basis der vorhandenen Microsoft-365-Tools und Power Automate beispielsweise bereits ein neues Ticketing-System und eine Lösung für Veranstaltungen bzw. das ganze Teilnehmer-Management geschaffen. Ein anderes grosses Thema, das ask! in diesem Jahr beschäftigen wird, ist die Einführung eines Information Management Systems (IMS). Damit möchte man unter anderem klare Spielregeln rund um die Datenablage festlegen und sowohl Ordnung in den File-Server wie auch in SharePoint und Teams bringen. Zuvor wird man allerdings noch eine neue Telefonie-Lösung einführen. Langweilig wird es Christian Ganglmair und Patrick Fries als definitiv nicht.
Nach dem definitiven Entscheid für das Outsourcing und den neuen IT-Partner ging es direkt ins Projekt, wobei die Erneuerung in drei Teilen erfolgte. In einem ersten wurden zusammen mit der WAGNER AG die bereits angesprochenen, in die Jahre gekommenen Thin Clients inklusive Citrix-Umgebung abgelöst. Heute nutzen alle ask!-Angestellten ein HP-Notebook inklusive Docking-Station, Windows 10, Microsoft 365 und greifen von extern direkt via VPN auf ihre Daten zu.
«Wir mussten dringend in unsere IT-Infrastruktur investierten. Hinzu kam, dass der Betrieb zu viele interne Ressourcen verschlang.»
Christian Ganglmair, IT-Leiter, ask! – Beratungsdienste für Ausbildung und Beruf
WAGNER AG ist spezialisiert auf die Beratung, die Planung, die Realisation und das Betreiben von erstklassigen und massgeschneiderten IT-Infrastruktur-Lösungen, von Projekt-Dienstleistungen über Outsourcing bis hin zu Cloud Services. Ausgereifte Prozesse, höchste Zertifizierungen (ISO 27001 und 9001), Fachkompetenz und Innovationskraft bilden das Fundament der Tätigkeit der WAGNER AG, die mit ausgewählten Herstellern und Lieferanten Partnerschaften pflegt. So ist man beispielsweise mehrfacher Gold Partner von Microsoft und Amplify Power Partner von HP.
