Digitalisierungs-Boost durch IT-Outsourcing – WAGNER AG erneuert, zentralisiert und übernimmt die Informatik der VEBO

Die VEBO Genossenschaft hat mit der WAGNER AG ihre zuvor sehr heterogene und verteilte Informatik erneuert, zentralisiert und ausgelagert. Damit kann die Institution zur beruflichen und sozialen Eingliederung von Menschen mit einer gesundheitlichen Beeinträchtigung nun ihre Digitalisierung mit voller Kraft weiter vorantreiben.

Sozial. Integrativ. Wirtschaftlich. Diese drei Schlagworte hat sich die VEBO Genossenschaft, die eine Vielzahl an Angeboten zur beruflichen und sozialen Eingliederung von Menschen mit einer gesundheitlichen Beeinträchtigung zur Verfügung stellt, auf die Fahne geschrieben. Oder anders ausgedrückt: Soziale Integration und unternehmerische Ambition gehen bei der VEBO Hand in Hand. Dies ist seit den Anfängen der Institution, die auf das Jahr 1964 und die Gründung des «Vereins Eingliederungsstätte für Behinderte Oensingen» zurück gehen, so.

Heute gehört die VEBO mit rund 1800 Mitarbeitenden, 80 Prozent davon Menschen mit einer Beeinträchtigung, sowie Produktions- und Dienstleistungsbetrieben, Betreutem Wohnen, Tagesstätten und Schulungs-, Beratungs- sowie Wiedereingliederungsbetrieben an insgesamt acht Standorten nicht nur zu den fortschrittlichsten und sozialsten, sondern auch grössten Arbeitgebern im Kanton Solothurn. Der Hauptsitz der Genossenschaft befindet sich nach wie vor in Oensingen.

Rund die Hälfte aller Erträge erwirtschaftet die VEBO in ihren eigenen Produktions- und Dienstleistungsbetrieben, nach dem Motto «Wertschätzung durch Wertschöpfung». Das Angebot reicht dabei von einem Floristik- und Gartencenter über eine Schreinerei, Näherei, Montage-, Elektronik- und Mechanikabteilung, Logistik- und Transportdienstleistungen bis zu einer eigenen Druckerei, Bäckerei sowie einem Catering-Angebot und dem Betrieb von Restaurants.

ZENTRALISIERUNG UND KONSOLIDIERUNG DER IT

Genau so vielfältig wie das Berufs- und Dienstleistungsangebot, sah bis vor wenigen Monaten auch die IT der VEBO aus. Die verschiedenen Standorte und Abteilungen hatten grösstenteils ihre eigene Informatik, vom Arbeitsgerät über die Software bis hin zum Netzwerk. Diese sehr heterogene, verteilte IT-Landschaft funktionierte, führte aber insbesondere bei der standortübergreifenden und externen Zusammenarbeit vermehrt zu grossen Herausforderungen und wurde im Hinblick auf eine weitere Digitalisierung der Genossenschaft im Sommer 2019 dann strategisch angegangen.

Für die Zusammenführung und Weiterentwicklung der IT wurde Patrick Brügger als Leiter IT an Bord geholt. Diese Funktion gab es so zuvor nicht. Stattdessen wurde die IT vom Leiter Finanzen & Infrastruktur sowie den verschiedenen IT-Verantwortlichen der Standorte bzw. Abteilungen, die ihre IT zum Teil noch selbst betreuten oder bereits ganz oder teilweise ausgelagert hatten, geleitet. So wurde beispielsweise bereits 2015 ein grosser Teil der VEBO Informatik inkl. Verwaltung, Produktion und Wohnen in Oensingen outgesourct.

Inzwischen ist die IT der VEBO vollständig ausgelagert. «Aufgrund der grossen Komplexität, alleine schon im Basisbetrieb, haben wir uns ganz bewusst dafür entschieden, die entsprechenden Leistungen alle einzukaufen – und das gleich langfristig », erklärt Brügger. Das sei für eine Organisation in der Grösse der VEBO vielleicht nicht üblich, dafür habe man so sehr schnell eine solide Basis für die gewünschte, weitere Digitalisierung legen können. Ob man in Zukunft gewisse Bereiche dann wieder selbst betreuen wird, werde sich zeigen.

EIN PARTNER AUF AUGENHÖHE

Einen Outsourcing-Dienstleister für eine IT in der Grössenordnung der VEBO zu finden war nicht so einfach. Die Genossenschaft zählt aktuell rund 400 Benutzer und 360 IT-Arbeitsplätze verteilt auf 24 Betriebe und Einrichtungen. Hinzu kam, dass eine gewisse geographische Nähe gewünscht bzw. vorausgesetzt wurde. «Das erlaubt es uns, heute kurzfristig Sitzungen vor Ort zu organisieren oder Supportfälle vor Ort schneller und unkomplizierter abzuhandeln», meint Brügger.

«Wir haben uns aufgrund der grossen Komplexität, allein schon im Basisbetrieb, ganz bewusst für ein Komplett-Outsourcing entschieden.»

Patrick Brügger, Leiter IT, VEBO Genossenschaft

Schliesslich wurde die VEBO mit der WAGNER AG fündig. Für sie sprach, neben den erwähnten Aspekten wie der geographischen Nähe und der Firmengrösse bzw. -aufstellung, letztendlich die angebotene Lösung. «Hier gab es zwischen den Anbietern zum Teil doch deutliche Unterschiede », merkt IT-Leiter Brügger an. Wichtig war für ihn ausserdem, dass die «Chemie» stimmt, was von Anfang an der Fall gewesen sei.

ROLLOUT IN NUR VIER MONATEN

Dank der bis heute guten, partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen der VEBO und der WAGNER AG ging das eigentliche Outsourcing-Projekt ohne grössere Probleme über die Bühne. «Natürlich gab es gewisse Sachen, die im Vorfeld so nicht erwartet wurden. Diese konnten wir aber gemeinsam alle lösen», meint Brügger, der mit dem Projektverlauf insgesamt sehr zufrieden ist. «Wir haben das Projekt in der vorgegebenen Zeit mit einem leichten Mehraufwand bei den Kosten – der partnerschaftlich geteilt wurde – erfolgreich abschliessen können.»

Eine der grössten Herausforderungen im Projekt stellte die unterschiedliche Dokumentation der bisherigen IT-Landschaft dar. Dementsprechend viel Zeit musste in entsprechende Vorabklärungen investiert werden. Zudem gab es netzwerktechnisch einige Herausforderungen, unter anderem durch die sehr unterschiedlichen, vorhandenen Gebäudeinstallationen und baulichen Rahmenbedingungen.

Ein weiterer «grosser Brocken» war der eigentliche Rollout der neuen Hard- und Software. Dieser begann mit einem «Pilot» am kleineren Standort Breitenbach, wo punkto IT-Infrastruktur der grösste Bedarf bestand. Anfang 2021 folgte dann in vier Monaten und im Abstand von jeweils zwei Wochen die Migration aller weiteren VEBO-Standorte.

Neben den bereits erwähnten Themen kamen im Rollout noch einige Herausforderungen dazu. So wurde aufgrund noch laufender Verträge und der bereits hohen Investitionsaufwände zum Beispiel auf eine gleichzeitige Erneuerung der ganzen Printing-Landschaft verzichtet. Auch hier möchte man schon bald eine homogenere Umgebung schaffen, im Projekt hatte man es aber noch mit knapp 200 Geräten verschiedenster Anbieter und Hersteller zu tun.

«Wir haben das Projekt in der vorgegebenen Zeit mit einem nur leichten Mehraufwand bei den Kosten erfolgreich abschliessen können.»

Patrick Brügger, Leiter IT, VEBO Genossenschaft

Ähnlich sah das im ERP-Bereich aus. Auch hier existieren bei der VEBO bis heute verschiedene Systeme. Die entsprechende Homogenisierung wurde bereits vor der IT-Migration gestartet, hat aber einen längeren Umsetzungshorizont. Somit mussten diese Themen im Projekt ebenfalls berücksichtigt werden. Entsprechend wurden die diversen Systeme soweit möglich und sinnvoll beispielsweise bereits auf eine gemeinsame Basis bzw. Plattform gebracht.

OUTSOURCING LEGT BASIS

Es wird bei der VEBO in Sachen IT also auch in Zukunft bestimmt nicht langweilig. Oder anders ausgedrückt: Das Outsourcing-Projekt war im Grunde genommen der Startschuss für viele weitere, darauf aufbauende IT-Projekte. Neben den erwähnten, will man in den nächsten Monaten zum Beispiel auch die Telefonie angehen und strebt eine Voice over IP bzw. Unified Communication Lösung an.

Ein weiteres Entwicklungsthema ist Microsoft 365. Momentan nutzt die VEBO in erster Linie Exchange Online und Office 365. Zudem befasst man sich aber auch mit Microsoft Teams und damit zusammenhängenden Diensten wie der zukünftigen Datenablage oder Intranet-Funktionalitäten. Dabei sind der Datenschutz und die Informationssicherheit sehr wichtig. Insofern kam die Eröffnung der Microsoft-Datacenter in der Schweiz gerade rechtzeitig. Und die restlichen Daten befinden sich in einer Private Cloud bei der nach ISO 27001 zertifizierten WAGNER AG.

KONTAKT MIT IT WÄCHST

Im Zentrum aller Anstrengungen der VEBO steht, und das nicht nur in der Informatik, jeweils der Mensch. Und dieser kommt, als Mitarbeitender, immer häufiger mit der IT in Kontakt. So werden neben Produktions- auch Betreuungstätigkeiten immer digitaler. Deshalb wurde im Outsourcing-Projekt auch die Basis für ein standortübergreifendes, mobiles Arbeiten gelegt – aktuell mit Laptops, in Zukunft eventuell mit Tablets oder Smartphones.

Was die Endgeräte betrifft, fand ebenfalls eine grosse Vereinheitlichung statt. Die VEBO setzt heute bewusst nur noch auf einen Hersteller und eine Handvoll Modelle. Die Wahl fiel dabei auf HP, wobei auch noch ein anderer Hersteller angeschrieben wurde. «Dabei stellte sich rasch heraus, dass es punkto Preis, Ausstattung und Leistung kaum Unterschiede gab», so Patrick Brügger. Da man mit HP bereits gute Erfahrungen gemacht hatte, entschied man sich deshalb für den bewährten Weg und eine gewisse Kontinuität.

TRANSPARENZ IM SUPPORT UND STABILER BETRIEB

Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden mit ihrer neuen IT? «Grundsätzlich positiv», meint IT-Leiter Brügger. Mit den Geräten sei man bis jetzt sehr zufrieden und durch die Ablösung von Citrix sei die Arbeit für viele Nutzer deutlich einfacher geworden. Andererseits habe man, um den Betrieb, die Verfügbarkeit und die Sicherheit zu erhöhen, einigen Mitarbeitenden, die bisher sehr autonom unterwegs waren, auch gewisse Rechte wegnehmen müssen, zum Beispiel was die Installation von Software betrifft.

«Es gibt in der VEBO grosse Unterschiede von Benutzer zu Benutzer und Abteilung zu Abteilung. Entsprechend herausfordernd ist der IT-Support.»

Patrick Brügger, Leiter IT, VEBO Genossenschaft

Fragen der Nutzer zur IT oder Störungen landen übrigens direkt bei der WAGNER AG, die für die VEBO den kompletten Enduser-Support sicherstellt. Auch hier ist der Tenor grundsätzlich positiv. Die grösste Herausforderung liegt darin, dass es grosse Unterschiede von Benutzer zu Benutzer und Abteilung zu Abteilung gibt. «Entsprechend braucht es eine gute Dokumentation, Übergabe im Betrieb etc.» erklärt Brügger. Daran arbeite man. Sehr nützlich sei in diesem Zusammenhang, dass viele Supporter der WAGNER AG bereits beim Rollout dabei waren und die VEBO-Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse damit gut kennen. Zudem schätzt Brügger den direkten Zugriff aller Benutzer auf das Ticket-Portal und die direkten Rückmeldungen aus dem Service Desk.

Und wie steht es um die Zusammenarbeit mit der WAGNER AG? «Ich bin immer noch sehr zufrieden und habe den Entscheid bis jetzt nicht bereut», meint Patrick Brügger. «Es hat sich bewahrheitet, dass wir eine partnerschaftliche Beziehung auf Augenhöhe haben werden und die nötigen Kompetenzen vorhanden sind.» Natürlich gebe es noch Themen mit Optimierungspotential. Prozesse, die man vielleicht noch besser angleichen oder noch tiefer definieren könnte. «Dafür, dass wir nun erst ein halbes Jahr zusammen unterwegs sind, läuft aber alles bereits sehr stabil.»

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    Michel Vogel
    Michel Vogel kümmert sich als Fachspezialist Marketing und Kommunikation um den Auftritt der WAGNER AG - ob digital oder analog, vom Event bis zum Social Media Post. michel.vogel@wagner.ch

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