Automatisieren und Ressourcen optimieren

Kommen Ihnen die besten Ideen auch immer dann, wenn Sie gerade nichts zum Notieren oder keine Hand frei haben – beispielsweise beim Autofahren? Wäre es da nicht praktisch, über das Smartphone eine Sprachnotiz aufnehmen zu können, die automatisch an der richtigen Stelle abgelegt wird und gleichzeitig ein To-Do-Eintrag erstellt wird?

Oder haben Sie sich auch schon gedacht, dass es doch super praktisch wäre, für Kundenbesuche oder andere externe, physische Meetings gleich automatisch die Fahrzeit mit in den Outlook-Kalender eintragen zu lassen – natürlich unter Berücksichtigung der prognostizierten Verkehrslage?

Diese beiden und viele weitere, weitaus komplexere Problemstellungen und Anwendungsfälle lassen sich heute mit Tools aus der Microsoft 365 Familie wie Teams und Power Automate sehr einfach automatisieren bzw. lösen. Und mehr noch: Es stehen von Haus aus bereits eine Vielzahl vorkonfigurierter Workflows als Vorlagen zur Verfügung.

Selbstverständlich lassen sich, neben den eingangs erwähnten Beispielen, bei denen es sich in erster Linie um persönliche Hilfsmittel handelt, auch interessante Business-Lösungen realisieren. Beispielsweise können umständliche Bestellvorgänge automatisieret und damit nicht nur effizienter und weniger fehleranfällig, sondern vor allem auch schneller gemacht werden. Andere Kunden nutzen Power Automate, um mit dem Smartphone aufgenommene Videos automatisch auf SharePoint online und gleichzeitig als Kopie in einem Archiv auf Azure zu speichern. Das spart nicht nur Zeit und Platz auf dem lokalen File Server, sondern beinhaltet gleich ein sicheres Backup.

Nutzung nicht unterbinden

Was können Sie tun, um Ihren Geschäftsalltag und den Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern? Wir hoffen, mit diesem kurzen Artikel Ihre Fantasie etwas angeregt zu haben. Denn es braucht für die Automatisierung mit Teams und Power Automate vor allem eines: kreative Menschen, die den Mut haben, einfach mal etwas auszuprobieren. Die Tools sind da, stehen je nach Lizenzierung kostenlos zur Verfügung und arbeiten auch problemlos mit Anwendungen anderer Hersteller (z.B. Kurzbefehlen auf iOS) zusammen.

Wir würden Ihnen weiter empfehlen, die Nutzung der angesprochenen Lösungen, also zum Beispiel von Power Automate, die ohnehin bereits bei den Nutzern angekommen sind, nicht zu unterbinden oder einzuschränken. Im Gegenteil: Nutzen Sie die Ideen und Ambitionen Ihrer Mitarbeitenden. Lenken Sie sie in die richtigen Bahnen und profitieren Sie davon. Denn eines ist sicher, die Automatisierung wird nicht verschwinden, im Gegenteil.

Möchten auch Sie durch Automatisierung Zeit und Ressourcen sparen, benötigen aber noch etwas Starthilfe? Kein Problem. Wir haben bestimmt den passenden Workshop für Sie im Angebot. Laden Sie sich jetzt unsere Workshop-Übersicht im Bereich Teams, Office 365, Apps + Prozesse herunter.

    Michel Vogel
    Michel Vogel kümmert sich als Fachspezialist Marketing und Kommunikation um den Auftritt der WAGNER AG - ob digital oder analog, vom Event bis zum Social Media Post. michel.vogel@wagner.ch

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