Berichte und Reports – mit Power BI oder SQL Reporting Services?

Microsoft führt in seinem Sortiment zwei professionelle Werkzeuge für die Erstellung von Reports – Excel mal ausgenommen. Benötigt man die SQL Reporting Services nach der rasanten Entwicklung von Power BI heute aber überhaupt noch?

Im Sommer, ganz genau am 24. Juli 2018, feiert Power BI seinen dritten Geburtstag. Nach einem etwas harzigen Beginn – nur wenige IT-Dienstleister haben die Microsoft-Lösung zum Start in Firmen und bei Kunden als Front-End-Tool angewendet – hat sich Power BI inzwischen hervorragend entwickelt.

Power BI hat heute einen beachtlichen Reifegrad erreicht und wird breit eingesetzt. In Gesprächen mit Kunden stellt sich in der Zwischenzeit darum nur noch selten die Frage, ob Power BI oder die SQL Server Reporting Services (SSRS) als Front-End-Tool eingesetzt werden sollen.

Sobald Kunden die vielen Möglichkeiten sehen, die ihnen Power BI bietet, sind sie sofort hell begeistert und wollen die Lösung möglichst sofort einführen. Aber warum ist das so? Was macht Power BI so interessant? Und wo liegen die Vorteile der SSRS? Schauen wir uns die beiden Lösungen einmal genauer an.

SQL Server Reporting Services (SSRS)

Der SQL Report Server verfügt über mehrere Möglichkeiten, um Reports darzustellen.

“Paginierte” Berichte
Hierbei handelt es sich um pixelgenaue Berichte, die im Webbrowser, aber auch in Word, Excel, PowerPoint oder als PDF zur Verfügung gestellt werden können. Die Reports werden Seite für Seite erstellt, daher auch der Name “paginiert”.

Diese Art von Reports hat nach wie vor ihre Berechtigung. Gerade im Unternehmenskontext besteht noch immer der Wunsch, dass Berichte ausgedruckt oder als PDF abgespeichert werden können. Dazu muss man aber nicht zwingend die SSRS nutzen, man kann die Berichte nämlich genauso pixelgenau mit Excel erstellen und danach in ein PDF oder ein Word-Dokument umwandeln. Was Excel aber fehlt, ist die Möglichkeit, Berichte sauber zu verwalten und mit anderen Benutzern sicher zu teilen. Dabei können die Power BI Tools helfen.

Mobile Reports
Seit der Übernahme von Datazen können auch mit den SSRS interaktive Reports fürs Smartphone erstellt werden. Diese sind vom Look and Feel bereits viel moderner als sie das früher waren.

Obwohl damals 2015 bei der Übernahme von Datazen durch Microsoft der Hype gross war, hat sich mit der Fortentwicklung von Power BI diese Art der Reports nur bedingt durchsetzen können. Man muss Microsoft allerdings zu Gute halten, dass dadurch (endlich) SSRS-Reports wirklich interaktiv und bis aufs Smartphone nutzbar wurden.

Web-Portal
Eines der weiteren Features ist die Konsumation von Berichten im Web-Portal. Diese Möglichkeit bestand schon länger. Zudem lassen sich SSRS-Reports, wie übrigens auch Reports aus Power BI, in SharePoint integrieren.

Power BI
Mittlerweile bereits seit drei Jahren auf dem Markt, wie eingangs erwähnt, ist Power BI. Mit einem wöchentlichen Release-Zyklus im Power BI Service respektive einem monatlichen Release-Zyklus im Power BI Desktop, konnte der anfängliche Rückstand auf die SSRS rasch aufgeholt und unterdessen sogar überholt werden.

Power BI hat es innert kurzer Zeit geschafft, sich vom “Start-up”-Produkt zum Branchenleader zu entwickeln. Auch dank Power BI steht Microsoft heute im Gartner Magic Quadrant für Analytics und Business Intelligence Plattformen unangefochten an der Spitze.

Power BI ist interaktiv, sehr intuitiv bedienbar und vor allem für Excel-Nutzer schnell beherrschbar. Die Reports und Dashboards können im Web-Browser, auf dem Smartphone oder auch im Power BI Desktop (nur Reports) betrachtet werden. Zudem sind auch Sicherheitsfeatures, welche in den SSRS vorhanden sind, inzwischen eingebaut worden. Berichte für bestimmte Nutzergruppen, mit der Möglichkeit, diese noch auf bestimmte Benutzer individuell einzuschränken, ist in Power BI kein Thema mehr.

Automatische Benachrichtigungen, Aktualisierungen von Reports usw. sind ebenfalls hoch professionell gelöst. Ein besonderes Plus: Jeder Benutzer kann sich innert kurzer Zeit selber seine Berichte zusammenstellen. Einen Benutzer-Report mit den SSRS erstellen lassen? Möglich, aber ganz ehrlich, unrealistisch, da zu viele IT-Kenntnisse vorhanden sein müssen und die Berichterstellung ihre Zeit braucht. Zudem sehen die SSRS Reports gegenüber Power BI auch altbacken aus.

Was hingegen im SSRS um Welten besser gelöst ist, sind die PDF-Reports. PDFs aus Power BI zu erstellen ist machbar, das Resultat ist aber schlichtweg schrecklich bis unbrauchbar. Hier muss Microsoft noch nachbessern.

Power BI on prem
In einem weiteren Punkt hinkte Power BI den SSRS ebenfalls längere Zeit nach: Die Möglichkeit, Daten für die Berichte ausschliesslich im eigenen Datacenter zu halten. Bis Mitte 2017 konnten die Berichte sinnvollerweise nur über den Power BI Web-Service verteilt werden. Dies zwar zu einem unschlagbaren Preis von rund 10 Franken pro Benutzer, doch für viele Unternehmer, gerade im deutschsprachigen Raum, war die Nutzung von Cloud Services ein No-Go.

Mit der Einführung von Power BI on prem wurde diese Lücke geschlossen. Der neu entwickelte Power BI Report Server verfügt über alle Funktionalitäten der SSRS plus die Möglichkeit, Power BI Reports aus dem eigenen Datacenter anzubieten.

Für Kunden, die nach wie vor Vorbehalte gegenüber Cloud Services haben – auch wenn diese weniger werden und Microsoft ja für 2019 eigene Schweizer Datacenter angekündigt hat – eine tolle Alternative. Diese Alternative hat allerdings auch ihren Preis. So ist der Power BI Report Server nicht gerade kostengünstig und kommt in der kleinsten Version auf rund 4500 Franken pro Monat zu stehen (einen Kalkulator findet man hier).

Fazit: SSRS oder Power BI?
Eine vollständige Gegenüberstellung der SSRS und Power BI würde wohl abendfüllend werden. Machen wir es darum kurz: Durch die Möglichkeit, dass Benutzer ohne grosse SQL-Erfahrung selber Berichte erstellen können, hat sich Power BI immer mehr zum Platzhirschen entwickelt. Diese Entwicklung geht so weit, dass sich je länger je mehr gar nicht mehr die Frage stellt, ob Power BI oder die SSRS angewendet werden sollen. Und wer nach wie vor pixelgenaue Reports oder gute PDF-Ausdrucke benötigt, der kann dies auch unter Zuhilfenahme von Excel als “Front-End-Tool” erreichen.

Was ist Ihre Erfahrung? Welches BI Front-End-Tool bevorzugen Sie? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns – entweder direkt hier in einem Kommentar oder mit einer E-Mail an den Autor.

Was bringen mir analytische Auswertungen? Welche Rolle spielt Excel noch? Und kann ich mir als KMU eine BI/Analytics-Lösung überhaupt leisten? Wir haben dazu ein Infoblatt für Sie zusammengestellt.